HowToParty

Vorsicht, noch unvollständig!

Vorarbeit

• Man entscheidet sich eine Party zu machen
• Man bildet ein Orga-Team =)
• Man plant den groben Ablauf der Party
• Man ruft beim Schlachthof an oder schreibt eine freundliche E-Mail und sucht einen passenden Termin
  • Schlachthof Bremen (HB)377750
• Man spricht mit dem*der Finanzreferent*in des AStA's, damit alle Formalitäten geklärt werden (wichtig!)
• Man sucht viele helfende Leute (Aufbau, Ausschank, Abbau!)
• Man reserviert eine (AStA) Musikanlage

Verantwortung

NEXT TODO: Verantwortung auflösen. In PLanungsphase und party tag mergen.

Verantwortlichkeiten klären:

• Kassenwart bestimmen Y
  • Kasse gelegentlich leeren
  • Kasse am Ende mitnehmen
  • Einnahmen ausrechnen
• Ansprechpartner (Das Party-Orga-Team)
  • Kostenplanung
• Wer hat den Schlüssel und wer nimmt ihn Nachts mit?
• Wer bezahlt am nächsten Morgen die Getränke (mit welchem Geld, siehe Kasse)

Planungsphase

• Orga Team trifft sich erstmalig
• Aufgaben verteilen
  • Lizenzen einholen (Schank und Gemalizenz vom AStA)
  • Kassenwart (Alles rund ums Geld organisieren)
    • Kostenplanung
    • Kasse gelegentlich leeren
    • Kasse am Ende mitnehmen
    • Bilanz aufstellen
  • Getränkewart (Getränke organisieren)
  • Location (rechtzeitig Mieten)
  • Sicherheit (min. 2 Security Leute)
  • Schichten verteilen (Barkeeper, Gaderobe,...)
  • Musik (Dj, Anlage vom AStA mieten,...)
  • ...

• Nächstes Orgatreffen und Meilenstein vereinbaren(?)

Aushelfende

• Aufbau (mind. 4 Personen)
• Thekendienst (3 x 2-3 Personen in 2-Stundenschichten)
  • 21-23: ruhig
  • 23-01 : viel zu tun
  • 01-03 : stress
• Abbau (mind. 4 Personen)
• Aufräumen/Saubermachen/Übergabe/Technik wegbringen (3-4, einer mindestens nüchtern => Auto)

Getränke bestellen

• Verschiedene Lieferanten nach Preislisten fragen
• Den passendsten Lieferanten auswählen
• Feste Anlieferungs/Abholungs-Termine und Mengen vereinbaren
• Auf Kommission kaufen(alles was noch voll ist geht zurück)
• Barzahlung bei Abholung

• Empfohlene Lieferanten:
  • Getränke Jung
  • Getränke Partner

Werbung

• Große Plakate (Stoff) in der Glashalle, im GW2)
• Flyer in der Mensa (mit der Mensa absprechen)
• Plakatieren
  • Nicht an verputzten/schon kaputten Wänden
  • Nicht an Glasscheiben
  • Nicht über aktuelle Plakate
  • Keine Gefahrenschilder überkleben
  • Kleben auf Stein, Holz und an offenen Pinnwänden ist erlaubt
  • Am besten mit Malerkrepp kleben
• Webseiten(Twitter, Facebook,...)
• Bildschirme(mit presse@uni-bremen.de abstimmen)
• Mundpropaganda (massivst!)

Der Partytag

vorher

• Musikanlage holen und aufbauen.
• Schlüsselübergabe klären.
• Münzgeld holen
  • Viel gebraucht werden üblicherweise 1€,2€ und 50 cent, von allem am besten eine Rolle.
  • ca. 100-200€ in 5€-,10€- und 20€-Scheinen.
  • 1,2 und 5 cent viel, wenn es Preise gibt die keine Null am Ende haben
  • muss Tagsüber erledigt werden, Abends nahezu unmöglich genug zu bekommen

mittendrin

• Kassenbestand vorher - zählen & notieren.
• Aufbauen.
• Theken vorbereiten (Kühlung anmachen, Flaschen bzw. Kisten in Kühlung stellen).
• Getränke verkaufen ;)

danach

• Musik abbauen.
• Besenrein saubermachen.
• Verkaufte Getränke zählen & notieren.
• Kassenbestand zählen & notieren.

• Plakate nach der Veranstaltung wieder abnehmen.

Nacharbeit

• Einnahmen und Ausgaben getrennt(!) abrechnen!